運営講座.初心者のためのネットショップ開業総合支援講座
対象客層の利用環境に対応する通信方法をできるだけ多く、しかも低コストで確保することが重要です。そのため、自宅外注文やネットの利用できない環境が想定されるので、これらに対応する必要もあります。
| 商用メールの基本 |
専門学校の教材にもなっている電子メールの文章作法はメールの基礎知識である作法と形式からマナーやセキュリティに至るまでを総合的に解説していますので、詳しくはそちらのサイトをご参照ください。メール文は微妙な表現が苦手であるため、丁寧な言葉遣いには、特段の配慮が必要です。送信後は取り消しや削除が不可能な分、内容や表現に誤解を招かないよう第三者の立場からのチェックが必要です。
HTML形式のメールは使用しない
HTMLメールは文字修飾や色、画像の貼付など、ウェブページのように表現することができる形式です。商用では、通常HTMLメールを承諾なしで使わないのが基本です。送信先がテキスト表示に設定している場合、HTMLメールで送ると表示が乱れ、HTMLタグなどの不要なものが表示されたり、添付ファイルとして空メールが届くことがあります。
環境が不明な不特定多数へのメールは一般的にセキュリティ面に配慮し、テキスト形式にする必要があります。HTML形式のメルマガは読者の了解を得て配信することで、より訴求感を高める効果があります。HTML形式のメール本文に小さい透明画像を埋め込み、本文中のリンクをクリックしなくても、メールを開封すると画像がダウンロードされ、受信者の開封を確認できる仕組にウェブビーコンがあります。この仕組は通常のHTMLページに記載するアフィリエイトのリンクにも利用されています。なお、画像を非表示化するには、メーラーの迷惑メール対策などからイメージブロックを有効にします。
メールの件名は具体的な用件を記述する
メールの件名が空欄や英文字であれば、読まずにゴミ箱行きとなる可能性が高く、具体的に要領よく書かれた適切な件名は受信者に内容の重要性を認識する判断材料になります。分りやすいメール件名は後日のメール検索にも役立てることができます。返信ボタンのクリックで自動的に作成される「Re:受信メール件名」は自分が送信したメールの返信であることが即座に確認できるので、そのまま送信するのが一般的です。
ただし、携帯電話への返信は相手方のパケット受信料節減のため配慮が必要です。つまり、重要でない冗長な元のメッセージ文は削除する配慮が必要だと言うことです。
メールの送信制限に注意する
一般的な文字数は半角70字、全角35文字で改行し、通常で300行以内とします。添付ファイルの形式とファイルサイズは事前に相手方の了解を得ておく必要があります。半角カタカナや機種依存文字は使用しない
メール文の使用できる文字は決まっていますので、下記の機種依存文字は使用しないのが鉄則です。依存文字を使用しないのは、相手方のメールソフトによって文字化けで読めない懸念があるからです。そのため、Windowsは一般的な等幅フォントのMSゴシックを使用するのが原則です。| 半角カタカナ | ｱ | ｲ | ｳ |
| 丸付き数字 | ① | ② | ③ |
| ローマ数字 | Ⅰ | Ⅱ | Ⅲ |
| ()付き省略文字 | ㈱ | ㈲ | ㈹ |
| 単位記号 | ㎝ | ㎜ | ㎏ |
電子署名を挿入する
送信者の氏名や連絡先、URLなどを数行にまとめメール文の末尾に付加したものですが、簡単なメッセージやキャッチフレーズなどを記述し、独自工夫するお店も多いようです。デザインの参考サイトには、アスキーアートを利用した文字絵署名や署名Web、署名作成ソフトを配布しているNetfishえとせとら館などがお奨めです。これは公開鍵方式の暗号化通信を行うデジタル署名とは意味が違います。
TOとCCやBCCの用法に注意する
同一内容メールを複数人に送る場合、Toに複数メルアドを書く場合とCCやBCCを使う場合があります。どれを使っても複数の相手先に届きますが、ルールがあります。CCを使う場合、TOに主たる送信先アドレスを、CCには単にお知らせする意味でアドレスを入力します。送信先が一人の場合はTOにアドレスを入れるのが礼儀です。BCCを使う場合はTOに自分のアドレスを入力し、BCCに複数の相手先を入れます。そうすると、送信先に送信元の自分のアドレスだけが公開されることになります。これは、お互いの面識は無いが送信元の自分と面識ある複数人へ同じ内容を知らせたい際に利用します。もし、面識のない人にCCやTOで送信すると全員のメールアドレスが列記表示され、他人のメールアドレスが閲覧できる状態になります。
個人情報の漏洩や気まずさを避けるためにも、同時複数送信は必ずBCCでの送信が必要です。開封確認の要求は不快に感じる人が多く、返信を急ぐ場合は電話で直接確認します。
自動返信メールを設置する
返信内容を予めサーバー上に用意し、指定のメルアドに送信された場合に自動返信するシステムです。このCGIを利用した自動返信メールの設置は送信者であるお客様の不安感を避けるために必要です。通常はお店の担当者がメール受信確認の旨や「ありがとうございます」などの注文受諾を返信します。このシステムの導入により、送信者はメール送信が完了したことを直ちに確認することができます。OEやふぁるめ～るなどメールソフトでの代替も可能ですが、インターネットを切断している時間帯は自動送信されない欠点があります。通常のお問い合わせリンクはmailtoのタグを使用する場合が多く、クリックするとメーラーが起動しますが、このタグの使用でブラウザや環境などの理由で起動しなかったり、文字化けすることがあります。
そのため、自分のメーラーを起動しないSSL対応のウェブメールを利用します。これは有料ですが、FC2、フォームズ、FutureSpirits、ふぉーむまんなどは設定が簡単です。
取引後のサンキュー・メールを欠かさない
せっかくのご縁ですし、また次回も取引があるかもしれません。商品が配達された頃を見計らってメールでお礼やご挨拶を送信することがリピーター獲得に効果的です。お買い上げ後に心の満足感を添えるサンキュー・メールはお店の誠実さを示す最後の機会です。感謝とアフターサービスなどの気配りを込めた文案作成がポイントになります。
過去のメール文を安易にコピー送信しない
メールは便利な反面、送信後は取り消しできない致命的な欠点があります。過去のメール文を安易にコピーすると相手先が元のままや内容が不適切になる場合があります。その結果、せっかくの誠意が逆効果になることがありますので、相手先名や文面確認に細心の注意を払い、返信メールの電子署名は必ず挿入することが大切です。
フリーメールを使用させない
メールアドレスには、有料と無料のフリーメールとがありますが、フリーメールは商用メールとして当然使うべきではありません。また、フリーメールでのご注文はお控え下さい旨を注文画面に必ず明記しておくことも大切です。フリーメールの全てを収集しているわけではありませんが、IPひろばの検索サイトでチェックはできます。検索すれば、ある程度分かるので、信用度の目安に利用できます。次のよう利点のある代表的なフリーメールの取得サイトをご紹介します。
- 利用には登録が必要ですが、通常の容量では無料になっている
- メールソフトが不要でIEやNNなどのブラウザだけで送受信ができる
- パソコン内にメールを保存しないので、外部パソコンから安心して送受信できる
- ウィルス対策や迷惑メール対策の機能が充実している
| @niftyメール|Yahoo!メール|infoseek|gooメール|Gmail|Windows Live Hotmail |
迷惑メールのフィルタリング
一般にISP業者はRBLやSURBLに登録されたブラックリストを迷惑メールと判定し、自動的にメールサーバー側でフィルタリング処理します。フリーウェアのPOPFileは同類単語を含むメール内容を自動分析、分類するPOPプロキシサーバーとして動作し、すべての受信メールが最初にPOPFileを通過します。そのため、事前にバケツと呼ばれるフォルダを作成し、メーラーで件名にバケツ名を付ける振分け設定が必要です。設定後の当初は誤った分類をする場合がありますが、その都度、手動で訂正しておくと学習効果により、適正なフィルタリングで処理されるようになります。
間違いメールの対処法
メールアドレスの記入間違いで、他人宛のようなメールを受信することがありますが、間違いメールに返信すると逆に自分のメルアドが知られてしまいます。これは無視するのが基本です。どうしても気になる人はメール以外の手段で確認するのが順当です。メールのヘッダー情報
メールヘッダーは電子メールに付随する制御用のデータを表します。Date、To、From、Subjectなどのメール送信に必要な情報が記載されています。「X-」で始まるヘッダのX-Mailer:は送信元が使用するメーラー情報や経由サーバー名を記載してますが、このX-ヘッダは任意事項であるため、メーラーによっては記載されない場合があります。■Microsoft Outlook2002の例
| Return-Path: <good@test.com> Delivered-To: abc123@mail.sample.com Received: from 2tails (lo02.032.japan.co.jp [12.123.456.78]) by mail.sample.com (Postfix) with ESMTP id 2CACF3006B for <info@hiroshima.com>; Sat, 2 Jul 2005 01:21:56 +0900 (JST) MIME-Version: 1.0←メールデータの表示規格バージョン Content-Type: text/plain; charset=ISO-2022-JP←送信時にJIS規格コードへ自動変換します Content-Transfer-Encoding: 7bit Date: Sat, 02 Jul 2005 01:21:42 +0900←2005年7月2日土曜日1時21分42秒送信 Subject: =?ISO-2022-JP$B%M%C%H%7%g%C%W3+6H;Y1g9V:B(B=←JISコードで符号化された日本語文字 From: taro<good@test.com> To: info@hiroshima.com Message-Id: <20050701162157.2CACF3006B@mail.sample.com> X-UIDL: EI/!!>%""!SMB"!2XG"! |
文字化けメールの修復方法
受信したメールが規格(MIME)に正しく対応していない場合、メーラーの表示タブの文字エンコーディングからEUC_JPやShift_JISなどの文字コードを選択しますが、コードの変換手順に問題があるなどの理由で文字化けすることがあります。この場合はウェブ上から修復するサイトの利用が便利です。ただし、解読できない文字化けもあるようです。| なりすましメールの知識 |
多くのなりすましメールは利用中のプロバイダーのSMTPサーバーを経由せずに直接送信されます。例えば、直接送信の専用フリーソフトにZ-MXなどがあります。
これらを阻止するのがOP25Bと呼ばれる対策です。つまり、587番のポートを使用し、通常の25番ポートからのメールが送信できない仕組みになっています。
この対策はnifty、ODN、BIGLOBE、so-net、Yahoo!BBなどの有力プロバイダーの多くが採用していますが、携帯電話各社やgoo、BIGLOBEなどのメールはSPF、Windows Live HotmailはSPFと互換性のあるSenderIDを、Yahoo!とGmailはDomain Keysなどの送信ドメイン認証技術を利用しています。これはSMTPサーバーのドメインとメール記載のSMTPサーバーとのドメイン一致を識別する技術で送信元のDNSサーバーにSPFレコードを記述しておく必要があります。また、Yahoo!メールはDomainKeysで署名されたメールを受信し、送信元のドメインが照合できると、Fromヘッダ下段に「DomainKeys は、このメールが○○から送信されたことを確認しました。」と表示します。
第三者中継のチェック
現在ご利用中のサーバーの第三者中継の可能性をチェックできます。以下のツールでチェックすると様々な方法でメール送信テストが行われます。全部のテストにパスすると一番下に青い文字で
no relays accepted.、一部または全部がエラーの場合は一番下に赤い文字で 3 relays accepted.などの不合格数が表示されます。
存在しないサーバー名やアドレスあるいはメールアドレスを入れるとエラーになります。青が表示された場合は安全ですが、赤が表示されたら即危険というわけではありません。
サーバー側の設定で、一度メールを取り込んでから廃棄したり、管理者に転送することもありますので、迷惑メールが発信されないときでも赤で表示される場合があります。
次のテキストエリアにサーバーのアドレスまたはホスト名を入力してチェックボタンを押してください。メールアドレスではありませんので、ご注意ください。
テストには、ご自分の管理先や関与先のサーバーについてのみご利用ください。
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